采购物资合同 第1篇

摘要：

高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校按照学校教学、管理的需求，依据一定的程序购买零星物资。这种单次采购因价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不够，加上相关内部控制制度的不完善，使得采购合同管理的规范性有欠缺。为充分发挥采购的零星物资的作用，避免廉政风险，应加强零星物资采购的合同管理，明确合同履约责任，完善内控制度建设，提高零星物资采购合同管理的规范性。

关键词：零星物资采购；合同管理；规范性；内部控制

引言：

近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险[1]。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。

1、高职院校零星物资采购的特点与方式分析。

（1）高职院校零星物资采购的概念。

高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目（如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等）也属于零星物资采购的范畴[2]。

（2）高职院校零星物资采购的特点。

高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。

①单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。

②高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定[3]，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。

（3）高职院校零星物资采购的方式。

高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准；同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式[4]。

2、高职院校零星物资采购合同管理存在的问题。

（1）高职院校零星物资采购的合同管理。

高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理[5]，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。

（2）高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析。

从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性（如表1所示）。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点：

①重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。

②零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题[6]。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。

③对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的'必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。

④采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。

3、加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究。

高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。

（1）高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作。

高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。

（2）建立与完善零星物资采购的合同管理制度。

从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标代理机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。

（3）采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作。

由高职院校的零星物资采购主管部门统一发布零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式[7]。

（4）采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度。

高职院校的纪委、_门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作[8]。在重要和价值较高的零星物资采购中，_门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。

（5）合同的归口管理。

各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理；同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。

4、结语。

由于高职院校零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，加上相关内部控制制度的不完善，导致采购合同管理缺乏规范性。为确保采购的零星物资发挥其应有的作用，避免廉政风险，要认真研究采购方式，采用有效的管理对策，加强对零星物资采购的合同管理，完善内控制度，确保零星物资采购合同管理的规范性合法性。

采购物资合同 第2篇

第一条 设立目的

为了使本公司物资采购制度化、科学化，根据国家有关法律法规的规定，结合本公司实际，制订此实施细则。

第二条 主管部门及物资范围

物资采购的管理部门为_____部，公司其他部门配合执行。部门应制订专人负责有关物资的采购工作。凡物资的采购、验收、保管及发放，不管资金来源和供应渠道，也不管使用部门，均应经_____部统一计划、统一订购（属政府采购范围的除外）、统一分配、统一调拨和统一管理。

本细则所称物资，包括本公司生产所需设备、原料、服务等。

第三条 采购原则

本公司物资采购实行公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第四条 采购方式

本公司采购方式以招投标为主，零星采购为辅。具体规定如下：

1.预算总金额____万元（单台件____万元）以上和规定要求招标的项目，采用招投标（公开招标、邀请招标）和竞争性谈判方式进行采购；____万元以上，____万元以下的采购项目，采用竞争性谈判方式采购。

2.总金额_____万元以下的采购项目，采用零星采购（定点采购、单一来源采购、市场直接采购、委托采购）方式进行采购；____万元以上，____万元以下或符合招投标规定的采购项目，因其种类多、数量少而不适宜谈判或招投标的，经采购部门批准可改用零星采购的方式。

第五条 采购具体流程

1.编制采购计划

各使用部门应根据现有物资的供应能力和次年的工作任务，提出次年的物资购置计划，并于当年____月上旬报采购部门，由采购部门汇总后编制出年度物资采购计划（初稿）报____领导，由____领导召集有关人员开会进行审查，经审查后的物资购置计划报_____批准生效。

2.确定采购方式

根据采购计划及划分标准，对不同物资采取不同的采购方式。其具体作业流程如下：

（1）招标或谈判采购

A采购部门协同____部门就符合招投标或谈判项目的款式、用材、规格尺寸、数量和交货日期等要求进行核定，明确方案。

B采购部门根据本公司有关规定和经核定后的方案编制招标书，并送___审核。

C____部门按照《____采购管理暂行办法》的有关规定，选择三家以上具有法人资格和相应资质的生产厂家（供应商）名单提供给采购部门，由采购部门邀请其领取招标书。

D各项准备工作就绪后，采购部门将《___采购任务安排通知书》和招标书一同递交给____部门，由其通知评标（谈判）小组，在规定的时间进行评标工作。

E采购部门组织评标（谈判），按《____采购管理暂行办法》中规定的程序，以合理的价格、良好的质量及信誉和优良的售后服务承诺确定生产厂家（供应商）。

（2）零星采购

采购部门对符合零星采购条件的采购项目重新进行整理、归类，按相应的采购方式实施如下采购：

A定点采购：每年由采购部门负责列出定点采购项目的具体种类和规格要求，通过招投标或竞争性谈判后确定定点生产厂家（供应商）。定点采购期限为一年，满一年后重新通过相应程序确定定点生产厂家（供应商）。采购价格按招投标的具体规定和中标报价结算。

B单一来源采购：使用部门指定生产厂家和品牌的采购项目，采购部门与生产厂家（供应商）洽谈并确定价格及其他相关事项。

C市场直接采购：没有确定规格、品牌等具体要求的采购项目，由采购部门派人与使用单位直接进行市场采购。

D委托采购：使用部门急需，或一些采购数量不大，价格弹性较小的采购项目，采购中心可以委托用户自行采购。

3.合同签订与履行

物资采购合同统一由采购部门签订，设备采购入库手续由采购部门组织办理。经济合同的执行应做到谁经办谁负责，设备到货后经办人应及时组织有关人员按合同内容进行验收，使用部门（用户）确认，采购部门办理入库手续。

4.物资验收

物资到货后，应按照合同及有关规定验收。验收后发现有问题，涉及到违反合同或不满足合同要求时，需要进行合同的更改或索赔等有关事项，由____部门牵头，相关部门协助。有关索赔事项，应在诉讼时效期间内处理质量和其他有关问题，避免经济上不应有的损失。

物资验收后应由记帐员填写“物资验收单”，____部门签字后归档。物资仓库保管员验收后应及时填写“入仓单”，作为入帐依据。

5.物资的发放、保管和报废

（1）物资仓库实行凭单发料，使用部门（用户）领用物资（设备及材料）时必须在“出仓单”上签字才能生效，记帐员据此销帐。

（2）物资实行分类、分库保管。物资摆放整齐，标识齐全。物资保管员和记帐员坚持每季度对帐一次，年终进行清仓盘点，做到帐、物、资金三相符。

（3）固定资产报废按照国家规定的年限执行，____部门根据国家相关规定确认固定资产的报废。报废后的固定资产统一由_____部门负责处理。

第六条 注意事项

违反本实施细则规定，未给中心造成损失的，由____部门提出整改意见，限期整改；造成损失的，报_____作出纪律处分。

第七条 附则

本实施细则经_____核准后实施，增设修订亦同。

本实施细则最终解释权归本公司。

采购物资合同 第3篇

一、存在的问题

1.一致性问题

管道工程物资采购合同是上级主管部门统一下发的标准文件，通用性强。但下级单位没有根据实际应用情况进行修订，采购不同的管道工程物资仍使用同一种版本的合同的情形时有发生。如工程材料和工程设备制造过程质量控制、包装和售后服务等要求不同。另外，一些需供货方安装调试、报验的“交钥匙物资”，与简单的建筑材料采购合同要求相同显然是不合适的。过于简单会造成合同约束不全，给以后的执行带来隐患；过于复杂则会造成许多条款不适用。

2.霸王条款问题

一些采购合同的付款条件近似“霸王条款”，只允许“卖方货到并现场验收合格后，买方按合同约定付款”。对于一些买方市场的物资，供方为了尽快销售物资，勉强能够达成协议；但对于一些卖方市场或合同管控较严格的物资，双方则很难达成一致。如果买方要求“货到并验收合格后付款”，而卖方要求“款到后发货”，双方如何达成一致，又如何实现“平等、自愿、公平和诚实信用”的原则。

3.条款模糊问题

一些采购合同规定迟交货要缴纳一部分违约金是合理的，也是必须的。但合同内容上却并未规定具体交货时间，只写“接到甲方（采购方）通知后××日内”，造成卖方必须提前把产品生产好，随时等候买方通知，一方面买方在物资仓储、保管等都需要再支付一定的费用；另一方面某些物资如果长期存放于不满足保管条件的地方，其使用价值会降低，对双方都没有益处。

4.现场服务问题

管道工程建设所需设备大多需要专业人员来安装、调试，有些需要供货商的配合。对于需要供货商配合安装调试的设备，采购合同没有约定卖方需到的现场次数及超出次数后“有偿服务”的条款，致使卖方到现场服务几次后，配合现场服务的积极性不高，或经多次协调后才能到现场且提出一些“有偿服务”的要求。由于合同中没有做出相关约定，无法根据合同向业主或委托采购单位再收取费用，给合同地执行带来困难。

5.质保期问题

管道工程的建设周期较长，有的甚至长达7～8年，对于此类工程，采购合同仍规定物资的质保期从物资到达现场验收合格之日起1～2年。也就是说，物资在工程竣工之时已超过其质保期5～6年，极容易出现质量隐患，一旦发生质量问题将很难追究供货商的责任。

6.内外有别问题

根据规定，管道工程物资采购合同应与供方签订HSE协议，这是管道工程施工现场HSE管理的要求，也是GB/T24001、28001标准和Q/标准的要求。它作为约束双方环境、健康和安全行为的文件，与采购合同具有同样的法律效力。但不应只要求国内供方签订HSE协议，对国外供方则也要有这方面的强制要求，必须做到一视同仁。

7.货款拖欠问题

管道工程建设具有“兵马未动，粮草先行”的特点，工程建设物资一般都需先期到达施工现场，有的甚至提前一年或几年。由于管道工程业主按施工进度进行拨款，采购物资到货验收合格后无法按合同约定付款，过程一旦延期，支付合同尾款就会“无限延长”，一些供方不得不靠“律师函”来索要货款。

二、解决方案

1.根据实际修改合同文本，使其适应不同物资的采购要求

采购合同是物资采购的法律文书，对需方和供方具有相同的约束力，合同双方都应本着认真、负责、诚实、守信的态度，避免造成合同的随意性。因此，合同双方应根据所采购物资的固有特性，确定合同所需签订的条款，修改表述不明确、易产生歧义的条款，删除无用的条款，增加必须明确的条款。

2.合同双方充分协商，按阶段付款

在管道工程建设中，需方与供方的关系是互利互惠的，管道工程建设市场的健康发展需要众多供方的支持和配合，签订“霸王条款”是一种短期的行为。由于管道工程建设物资一般都有一定的制造、运输、验收、安装调试及试运行等阶段，因此，需方可按其供应的不同阶段支付一定比例的货款。如制造阶段支付10%～20%，出厂验收合格支付20%～30%，现场验收合格支付10%～20%，安装调试合格支付10%～20%等。对于需要支付预付款的货物，采购单位应向代理商和生产商同时索取近

3年的经注册会计师事务所审计的财务报表。若审计报告没有负面评价且近一年的资产负债率均低于75%、净资产收益率均高于7%、近3年平均资产负债率平均低于70%、净资产收益率平均高于8%，则说明该供货商破产的风险较小，可以支付。对于其新材料、新设备的试制，可预先支付一定数额的预付款。为防止合同风险，这部分款项占合同总价款的比例不宜超过30%。这里要说明的是，对于大宗、常用的材料、设备设施，经双方协商可不支付预付款。

3.强化沟通，掌握物资交货时间的主动权

尽管管道工程有其固有的.特性，如工期问题会受到种种客观条件制约而有时无法事先确定，致使一些管道工程物资采购合同无法规定具体交货时间，但这不是问题的全部。一些问题可以通过强化沟通来解决。在采购合同签订前，作为采购服务方，一方面，要加强与工程项目部的沟通，以便及时了解工程进度和面临的问题，及时调整采购进度计划，在合同中明确物资大致的供货时间；另一方面，要及时与供方沟通，随时掌握所采购物资的生产、运输进度，一旦施工现场发生变化，应及时通知供方调整生产进度。

4.在合同中明确供方到现场无偿服务次数、有偿服务价格等内容

获取合理的利润是企业的追求，要求供方长时间的无偿服务必将导致矛盾产生。要调动供方到现场服务的积极性，提高其服务水平，就必须使其“有利可图”。因此，在签订物资采购合同时，要明确供方到现场无偿服务次数和有偿服务价格。管道工程项目部要加强对施工单位及现场的管理，在要求供货厂商现场服务前，应确保施工现场具备服务条件，以便厂商人员到达后及时完成服务，减少服务次数，降低供货厂商的现场服务成本，提高其现场服务质量和积极性。此外，采购单位现场服务人员应积极与项目部协调，主动掌握现场施工实际，以便后方人员协调供货厂商现场服务，做好各项工作。

5.正确区分质保期和保修期，规定阶梯式的质保或保修费用

质保期是指厂商承诺的产品在正常使用情况下不会危及人身或财产安全的时间段。质保期的终止时间没有法律规定，一般由生产者自行确定。保修期是指厂商向消费者出售商品时承诺的对该商品因质量问题而出现故障时提供免费维修及保养的时间段。确定保修期要解决的问题是，标的物在使用过程中因质量出现问题而无法正常使用时，其出卖人或承揽人在一定期间内负有维修以恢复标的物正常使用功能的义务，并承担维修过程中产生的全部或部分费用。管道工程物资采购合同要明确质保期和保修期，不能将其混为一谈。在具体确定质保期和保修期阶梯式费用时，管道工程建设物资采购可参考家电行业的相关规定。如质保期1年，保修期1年内收取合同价款的，2年收取合同价款的1%，3年收取合同价款的等，由工程业主或承建单位选择。这样既照顾了供方的利益，提高其服务积极性，又避免了超过质保期供方不愿意再服务的情况。

6.签订HSE协议，国内外供方应一视同仁

管道工程物资采购合同中与供方签订HSE协议是约束供需双方在物资供应全过程中相关事项的规定，它与采购合同具有同等的法律效力。既然规定采购物资必须签订HSE协议，就不应内外有别。一旦涉及违反HSE协议的法律责任问题，签署协议的可以依据协议处理，没有签署协议则将为日后的纠纷处理埋下隐患。

7.严格执行合同约定，及时拨付货款

合同是约束双方权利义务的法律文书，一旦签订，双方当事人必须严格执行。作为管道工程建设业主，要在建设合同中明确规定采购物资货款的支付方式及违约的处罚方式，工程项目部应严格执行与业主签订的建设合同。采购单位应及时按照采购委托协议的要求，向管道工程项目部申请进度款；项目部审核无误后，应及时向采购单位拨付，降低供货厂商的成本，提高其供货质量和服务积极性。

三、总结

采购合同是企业（供方）与分供方经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，是双方联系的共同语言基础。合同双方地位平等，依据合同履行各自的权利与义务，任何一方违约都会导致合同无法顺利履行。因此，在合同签订前，双方应充分论证、平等协商，在意思表述一致的条件下签订；任何一方都不应凭借一时的“强势地位”而签订带有“霸王条款”性质的合同，双方应共同协商、探讨解决问题的途径。